Tóm tắt:
Với biên lợi nhuận eo hẹp, các chủ nhượng quyền luôn phải đối mặt với bài toán giảm chi phí mà không làm ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ. Chi phí nhân công là một khoản chi lớn có thể kiểm soát được, ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận chỉ vì một sai sót trong lịch làm việc hay giờ làm thêm. Trong bối cảnh lương tăng và thiếu hụt lao động liên miên, việc áp dụng các chiến lược quản lý nhân sự thông minh là rất quan trọng để duy trì khả năng cạnh tranh, năng suất và đồng thời cắt giảm chi phí.
Nghe bài viết:
Giảm chi phí mà không làm giảm chất lượng dịch vụ là một trong những thách thức lớn nhất mà các chủ nhượng quyền đang phải đối mặt hiện nay. Biên lợi nhuận ngày càng eo hẹp, và mỗi quyết định về lương bổng đều quan trọng hơn bao giờ hết.
Nếu muốn giảm chi phí nhân công mà vẫn giữ vững khả năng cạnh tranh, bạn cần có những hệ thống thông minh, chứ không phải chỉ là những biện pháp cắt giảm phản ứng. Chi phí nhân công thường là khoản chi phí lớn nhất có thể kiểm soát được trong hoạt động nhượng quyền.
Theo Cục Thống kê Lao động Hoa Kỳ (BLS), tổng chi phí bồi thường của người sử dụng lao động trung bình 44.40 USD mỗi giờ làm việc vào tháng 9 năm 2025, trong đó tiền lương và tiền công chiếm 31.25 USD và các khoản phúc lợi trung bình 13.15 USD mỗi giờ. Điều đó có nghĩa là mỗi sai sót trong việc xếp lịch hoặc mỗi giờ làm thêm đều ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận cuối cùng của bạn.
Chỉ số Chi phí Việc làm (ECI) đã tăng 4.4% trong khoảng thời gian 12 tháng kết thúc vào tháng 9 năm 2025, cho thấy áp lực tăng lên liên tục đối với ngân sách tiền lương. Lương tăng cùng với tình trạng thiếu hụt lao động liên miên khiến việc quản lý nhân lực trở nên quan trọng hơn bao giờ hết.
Phòng Thương mại Hoa Kỳ báo cáo rằng hàng triệu vị trí việc làm vẫn còn trống trên toàn quốc, tạo ra những khoảng trống lao động bền vững trong nhiều ngành. Các chủ nhượng quyền phải ứng phó bằng chiến lược, chứ không phải bằng sự suy đoán.
Dưới đây là chín cách đã được chứng minh và có cơ sở dữ liệu để giảm chi phí nhân công mà vẫn bảo vệ năng suất và trải nghiệm khách hàng.
Phân tích chi tiết chi phí nhân công
Bắt đầu bằng việc rà soát toàn bộ các khoản chi phí lương bổng. Bao gồm tiền lương, phúc lợi, thuế lương, làm thêm giờ, chi phí thôi việc và chi phí đào tạo.
Theo dữ liệu của BLS, phúc lợi hiện chiếm gần 29% tổng chi phí bồi thường. Nhiều chủ nhượng quyền đánh giá thấp mức độ đóng góp của phúc lợi vào tổng chi tiêu lương bổng.
Thiết lập mức cơ sở chi phí nhân công dưới dạng tỷ lệ phần trăm doanh thu. Khi bạn đã biết điểm khởi đầu thực sự của mình, hãy đặt ra các mục tiêu thực tế trong 6-12 tháng để giảm chi phí nhân công mà không phải hy sinh chất lượng dịch vụ.
Tối ưu hóa số lượng nhân sự bằng dữ liệu thực tế
Sử dụng dữ liệu doanh số bán hàng trong quá khứ để dự báo giờ cao điểm và xu hướng theo mùa. Điều chỉnh số lượng nhân sự phù hợp với nhu cầu thực tế của khách hàng thay vì các lịch trình cố định.
Xếp lịch thông minh giúp ngăn chặn việc dư thừa nhân sự tốn kém trong thời gian thấp điểm và tình trạng dịch vụ kém chất lượng trong giờ cao điểm. Ngay cả những điều chỉnh nhỏ cũng có thể giúp giảm đáng kể lãng phí tiền lương theo thời gian.
Đào tạo đa năng cho nhân viên giúp tăng tính linh hoạt. Khi các thành viên trong nhóm có thể đảm nhiệm nhiều vai trò, bạn sẽ giảm được thời gian làm thêm giờ và cải thiện khả năng bao phủ ca làm.
Giải quyết tình trạng thiếu hụt lao động bằng cách lập kế hoạch nhân sự chiến lược
Tình trạng thiếu hụt lao động tiếp tục ảnh hưởng đến nhiều bang. Phòng Thương mại Hoa Kỳ lưu ý rằng ở nhiều khu vực, số lượng vị trí tuyển dụng nhiều hơn số lượng lao động có sẵn.
Khi việc tuyển dụng tại địa phương trở nên khó khăn, một số chủ nhượng quyền tìm kiếm các giải pháp nhân sự dài hạn. Các chương trình nhập cư dựa trên việc làm, chẳng hạn như thị thực nhập cư EB-3, cho phép người sử dụng lao động bảo lãnh cho lao động nước ngoài đủ điều kiện vào các vị trí toàn thời gian, vĩnh viễn khi không có lao động Hoa Kỳ.
Thông tin chi tiết về chương trình chính thức có thể xem qua USCIS:
https://www.uscis.gov/working-in-the-united-states/permanent-workers
Các nhà tuyển dụng cũng phải hoàn thành quy trình chứng nhận lao động PERM thông qua Bộ Lao động Hoa Kỳ: https://flag.dol.gov/
Lập kế hoạch nhân sự hợp lý giúp giảm tỷ lệ thôi việc, ổn định nhân sự và giúp kiểm soát chi phí lao động dài hạn.
Sử dụng Phần mềm Quản lý Lao động
Các công cụ quản lý nhân sự hiện đại tự động hóa việc xếp lịch, theo dõi thời gian và tích hợp bảng lương. Những hệ thống này giúp giảm lỗi của con người và cải thiện hiệu quả.
Với mức bồi thường trung bình 44.40 USD mỗi giờ, ngay cả những cải tiến nhỏ trong việc xếp lịch cũng có thể tạo ra khoản tiết kiệm đáng kể. Theo dõi lao động theo thời gian thực cho phép các nhà quản lý điều chỉnh ca làm việc trước khi chi phí tăng cao.
Phần mềm cũng hỗ trợ tuân thủ luật về tiền lương và giờ làm, giảm rủi ro pháp lý.
Áp dụng các Khuyến khích Hiệu suất và Các Chỉ số Rõ ràng
Đặt ra các mục tiêu hiệu suất có thể đo lường được gắn liền với khả năng sinh lời. Theo dõi các KPI như doanh số bán hàng trên mỗi giờ lao động, thời gian hoàn thành đơn hàng và xếp hạng mức độ hài lòng của khách hàng.
Các chương trình khuyến khích được thiết kế tốt sẽ thúc đẩy nhân viên mà không làm tăng vĩnh viễn mức lương cơ bản. Tiền thưởng nên thưởng cho năng suất và hiệu quả, chứ không chỉ là việc đi làm đầy đủ.
Khi các khuyến khích phù hợp với kết quả kinh doanh, chúng giúp giảm chi phí lao động đồng thời cải thiện hiệu suất.
Đầu tư vào Đào tạo và Phát triển Kỹ năng cho Nhân viên
Tỷ lệ thôi việc rất tốn kém và gây gián đoạn. Tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới tốn cả thời gian và tiền bạc.
Đào tạo giúp cải thiện độ chính xác, tốc độ và sự tự tin. Nhân viên hiểu rõ hệ thống sẽ cần ít sự giám sát hơn và mắc ít lỗi tốn kém hơn.
Những nhân viên được đào tạo đa năng, có năng lực cao không chỉ giúp giảm số lượng nhân sự cần thiết mà còn tăng tính linh hoạt trong vận hành.
Giám sát và kiểm soát chặt chẽ việc làm thêm giờ
Chi phí làm thêm giờ có thể khiến quỹ lương tăng vọt rất nhanh. Theo luật liên bang, nhân viên không thuộc diện miễn trừ phải được trả lương làm thêm giờ cho số giờ làm việc vượt quá 40 giờ mỗi tuần.
Kiểm tra thẻ chấm công thường xuyên. Yêu cầu quản lý duyệt trước khi sắp xếp làm thêm giờ.
Trước khi duyệt thêm giờ làm, hãy cân nhắc việc đổi ca, sắp xếp lịch làm việc linh hoạt hoặc hỗ trợ bán thời gian. Những điều chỉnh nhỏ có thể giúp ngăn chặn chi phí làm thêm giờ lặp đi lặp lại.
Tối ưu hóa quy trình và tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại
Quy trình làm việc không hiệu quả sẽ làm tăng tổng số giờ lao động. Hãy xem xét các hoạt động hàng ngày để xác định những điểm tắc nghẽn và các bước thừa thãi.
Tự động hóa các tác vụ lặp lại như lên lịch, báo cáo hoặc theo dõi hàng tồn kho khi có thể. Ngay cả những công cụ kỹ thuật số đơn giản cũng có thể giảm khối lượng công việc thủ công.
Cải thiện quy trình theo hướng tinh gọn sẽ loại bỏ lãng phí và giúp giảm chi phí lao động mà không ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ.
Đàm phán hợp đồng với nhà cung cấp để bảo vệ lợi nhuận
Chi phí vận hành ảnh hưởng đến lợi nhuận chung. Giảm chi phí cung ứng sẽ giảm áp lực lên ngân sách quỹ lương.
Đàm phán các thỏa thuận giá dài hạn và chiết khấu số lượng lớn với các nhà cung cấp. Quan hệ đối tác mạnh mẽ với nhà cung cấp sẽ cải thiện sự ổn định tài chính và cho phép lập kế hoạch nhân sự thông minh hơn.
Cách giảm chi phí lao động: Hướng dẫn từng bước
Bước 1: Tính toán tỷ lệ tổng chi phí lao động của bạn.
Chia tổng chi phí lương cho tổng doanh thu để thiết lập một mức cơ sở.
Bước 2: Phân tích mẫu hình nhân sự.
So sánh số giờ đã lên lịch với dữ liệu doanh số thực tế để tìm ra những điểm kém hiệu quả.
Bước 3: Xác định xu hướng làm thêm giờ.
Xem lại các báo cáo lương trong 3–6 tháng qua để tìm các đợt làm thêm giờ tăng đột biến lặp lại.
Bước 4: Triển khai phần mềm lập lịch.
Sử dụng các công cụ kỹ thuật số để tự động hóa việc lập kế hoạch ca làm việc và giảm lỗi thủ công.
Bước 5: Đào tạo đa năng cho nhân viên.
Đào tạo nhân viên đảm nhiệm ít nhất hai vai trò để tăng tính linh hoạt.
Bước 6: Thiết lập các chỉ số năng suất.
Theo dõi chi phí lao động trên mỗi giao dịch hoặc doanh số trên mỗi giờ lao động.
Bước 7: Xem xét tình trạng thiếu hụt lao động.
Nếu việc tuyển dụng tại địa phương vẫn khó khăn, hãy tìm kiếm các giải pháp nhân sự dài hạn thông qua các chương trình việc làm hợp pháp.
Bước 8: Đánh giá lại hàng quý.
Theo dõi tiến độ và điều chỉnh chiến lược dựa trên dữ liệu tài chính cập nhật.
Những câu hỏi thường gặp về cách các chủ nhượng quyền có thể giảm chi phí lao động
Tỷ lệ chi phí lao động lành mạnh cho các doanh nghiệp nhượng quyền là bao nhiêu?
Tỷ lệ chi phí lao động lành mạnh thay đổi tùy theo ngành, nhưng nhiều doanh nghiệp nhượng quyền đặt mục tiêu giữ chi phí lao động trong khoảng 20% đến 35% tổng doanh thu. Các nhà hàng phục vụ nhanh có thể có tỷ lệ cao hơn, trong khi các doanh nghiệp nhượng quyền dựa trên dịch vụ có thể có tỷ lệ thấp hơn. Điều quan trọng là so sánh với mức trung bình của ngành và theo dõi xu hướng hàng tháng thay vì tập trung vào một con số duy nhất.
Tại sao chi phí lao động lại tăng vào năm 2025?
Chi phí lao động đang tăng do tăng trưởng tiền lương, lạm phát phúc lợi và tình trạng thiếu hụt lao động tiếp diễn. Theo Cục Thống kê Lao động (BLS), tổng chi phí bồi thường đã tăng 4.4% trong năm qua, điều này ảnh hưởng trực tiếp đến ngân sách quỹ lương của các doanh nghiệp nhượng quyền. Mức lương tối thiểu cao hơn ở một số tiểu bang cũng góp phần làm tăng chi phí.
Làm thế nào để tôi giảm chi phí lao động mà không phải sa thải nhân viên?
Bạn có thể giảm chi phí lao động bằng cách cải thiện độ chính xác trong lập lịch, giảm thiểu làm thêm giờ, đào tạo đa năng cho nhân viên và tự động hóa các tác vụ lặp lại. Hầu hết các khoản tiết kiệm đến từ việc cải thiện hiệu quả hơn là cắt giảm nhân sự.
Đầu tư vào phần mềm có thực sự giảm chi phí lương không?
Phần mềm quản lý nhân sự giúp cải thiện khả năng hiển thị trong việc lập lịch và theo dõi thời gian. Người quản lý có thể điều chỉnh ca làm việc trong thời gian thực, ngăn chặn tình trạng thừa nhân sự và giảm thiểu làm thêm giờ không cần thiết, từ đó giảm thất thoát chi phí lương.
Tình trạng thiếu hụt lao động ảnh hưởng đến lợi nhuận của doanh nghiệp nhượng quyền như thế nào?
Khi các vị trí còn trống, người quản lý phải phụ thuộc nhiều hơn vào việc làm thêm giờ hoặc thuê nhân viên tạm thời. Điều này làm tăng chi phí lương và thường dẫn đến tình trạng nhân viên kiệt sức, từ đó làm tăng thêm chi phí luân chuyển nhân sự.
Thuê lao động nước ngoài có thể giúp ổn định chi phí nhân sự không?
Đối với một số doanh nghiệp nhượng quyền, các chương trình nhập cư dựa trên việc làm như bảo lãnh EB-3 có thể mang lại sự ổn định nhân sự lâu dài khi không có sẵn lao động đủ tiêu chuẩn tại Hoa Kỳ. Người sử dụng lao động phải tuân thủ các quy định của Bộ Lao động (DOL) và USCIS, nhưng việc ổn định nhân sự có thể giảm chi phí luân chuyển và làm thêm giờ lặp lại theo thời gian.
Lời kết
Để giảm chi phí lao động vào năm 2025, các chủ nhượng quyền phải tập trung vào chiến lược, không phải những giải pháp tạm thời. Tiết kiệm bền vững đến từ việc hiểu rõ chi phí lương đang được chi vào đâu và điều chỉnh dựa trên dữ liệu, thay vì cắt giảm nhân sự một cách tùy tiện. Lập kế hoạch cẩn thận sẽ bảo vệ cả chất lượng dịch vụ và tinh thần của đội ngũ.
Lập lịch dựa trên dữ liệu, lập kế hoạch nhân sự, kiểm soát làm thêm giờ và hiệu quả vận hành là nền tảng của lợi nhuận dài hạn. Với chi phí bồi thường tiếp tục tăng và tình trạng thiếu hụt lao động ảnh hưởng đến nhiều ngành, việc quản lý chủ động không còn là tùy chọn. Các chủ doanh nghiệp nhượng quyền liên tục theo dõi các chỉ số hiệu suất, thích ứng với xu hướng lao động và cải thiện hệ thống vận hành sẽ bảo vệ lợi nhuận của họ và định vị doanh nghiệp của mình cho sự tăng trưởng ổn định, dài hạn.
